Indicadores de éxito en la clínica dental – Parte 1

Qué son, para qué sirven y como aplicarlos en la clínica

Los indicadores claves de éxito o también conocidos en la literatura anglosajona como los KPIs o Key performance indicators, son métricas cuantitativas sobre aspectos y procesos de nuestros negocio que nos van a permitir la correcta toma de decisiones. Debemos ser conscientes que como en el proceso de diagnóstico odontológico, en el mundo empresarial no sólo debemos tratar los síntomas, algo que se suele hacer en la mayoría de casos, sino identificar la causa de dichos síntomas. Para conocer la causa de los síntomas utilizaremos los indicadores claves del éxito ya que nos ofrecen una información fiable y objetiva que a su vez nos permite abordar las diferentes problemáticas con las que nos encontramos en nuestro día a día en la clínica dental. 

Para establecer los indicadores claves en nuestra clínica debemos tener presente que estos deben ser específico, medible, relevante y oportuno. Es decir, el ejercicio previo que tendremos que hacer para establecer estos indicadores es identificar que es verdaderamente importante para nuestro negocio, de lo contrario podremos estar haciendo análisis sin ningún tipo de sentido ni aplicabilidad práctica a nuestro día a día.  Una vez tengamos establecidos estos identificadores deberemos nutrirlos de información real, concreta y correcta, de lo contrario podremos hacer lecturas erróneas sobre la evolución de nuestro negocio. Es en este apartado donde adquiere una importancia capital nuestro software de gestión y como estructuremos la información y la mantengamos actualizada. Esto implicará establecer una metodología clara de trabajo. En el momento que nosotros establezcamos nuestros indicadores de éxito deberemos ver cómo tenemos la información actualmente en nuestro sistema y hacer los cambios pertinentes para que esta información pueda ser fácilmente extraíble y analizada de forma que cuanto más automatizado sea el proceso mejor será el proceso de implementación. Una vez tengamos esta fase realizada, viene la más importante, que es seguir el mismo protocolo y crear un hábito de introducción de datos en el sistema entre todas aquellas personas dentro de nuestra clínica que interactúan con el mismo. 

Con todo el proceso de introducción de datos y extracción de los mismos en marcha empezaremos a ver rápidamente los beneficios que esto nos va a reportar para nosotros como responsables de la clínica y al funcionamiento general de nuestra empresa. De esta forma vamos a ser capaces de:

• Disponer de una visión panorámica de nuestra clínica en base a una serie de métricas altamente relevantes para nuestra operatividad diaria. Mediante cuadros de mando y con un simple vistazo podremos realizar un diagnóstico claro de la situación de la clínica
• Realizar un proceso de toma de decisiones ágil y eficiente, ya que el hecho de disponer de los datos nos permitirá gestionar e incidir en sólo aquellas áreas que pueden tener un mayor impacto en nuestro negocio
• Convertir nuestra organización, en una organización eficiente y eficaz gracias a una potenciación de la transparencia en la comunicación de resultados así como de las instrucciones y acciones que se tengan que poner en marcha con nuestros empleados

Ahora bien cómo podemos pasar de un marco teórico a un marco práctico que funcione en nuestro día a día. Aquí os dejamos una serie de recomendaciones para que podáis empezar a pensar:

1. Es importante que antes de pensar en los indicadores, te dediques un tiempo a enteder tu negocio, las áreas donde operas, tus procedimientos de trabajo, entre otros
2. Recomendamos cuando quieras establecer estos indicadores que pienses es las siguientes áreas
   • Comercial/marketing: valorando todo lo concerniente a pacientes y tratamientos ofertados
   • Operaciones: relacionado con los procedimientos terapéuticos y el nivel de ocupación/productividad de los recursos disponibles
   • Financiera
3. Cuando tengas establecidos tus indicadores, estructura tu software para que la extracción sea lo más automática posible. Quizás será necesario que hables con tu proveedor o alguien que te pueda ayudar en esta tarea. Recomendamos que dentro de tu clínica establezcas una persona responsable de asegurar la calidad de la base datos así como de la información que se extraiga. 
4. Invierte en formación tanto tuya como de las personas que consideres oportunas para llevar a cabo estas funciones. Ten en cuenta que cuanto mejor hagan este trabajo mejores decisiones tomarás y mayor rendimiento podrás sacar a tu negocio
5. Establece un calendario para la actualización de los cuadros de mando. Nuestra recomendación es que lo pudieras hacer mensualmente, de esta forma estarás más encima de la evolución y podrás tomar decisiones en el momento correcto. Si no tienes suficientes recursos para hacerlo te recomendamos que al menos lo hagas trimestralmente. Hacerlo con menos cadencia puede hacer que no tengamos tiempo de rectificar por lo que podemos perder oportunidades importantes.

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